Comment organiser un repas d’entreprise : six étapes
Cadrer
Combien de participants, environ ; quel budget par personne ; midi ou soir ; qui valide en interne.
Fixer la date
Une date idéale et une date de repli. Pour une fin d’année, janvier fait un bon plan B.
Choisir le lieu
Deux ou trois offres écrites, comparées sur les mêmes questions (privatisation, accès, inclus et non inclus).
Inviter
Deux à trois mois avant : la date, le lieu, l’accès, l’inscription et les régimes alimentaires.
Préparer la soirée
Le retour des invités, les discours, les photos ; puis le nombre définitif la semaine d’avant.
Remercier
Un mot à l’équipe, les retours de chacun, des notes pour l’an prochain.
Organiser un repas de Noël en entreprise : quand s’y prendre
Pour un souper de fin d’année, Fribourg Région conseille d’envoyer les invitations deux à trois mois avant. Le lieu se choisit donc, en général, en septembre ou en octobre. Le même guide recommande le vendredi, et cite janvier comme alternative à novembre et décembre.
Le délai est souvent plus court qu’on ne le voudrait : la direction lance l’idée, et il faut trouver un lieu, comparer deux ou trois offres et les faire valider. Une date de repli, fixée dès le départ, évite de tout recommencer si la première est prise.
Pour la maison de Puidoux, les soirées de décembre sont réunies sur une page : souper de fin d’année et repas de Noël d’entreprise.
Deux à trois mois avant
Cadrer, choisir le lieu, envoyer les invitations.
Le mois d’avant
Inscriptions, régimes, retour des invités, déroulé.
La semaine d’avant
Nombre définitif, plan d’accès, dernier point avec le lieu.
Le soir même
Accueillir, remercier, profiter.
Budget d’un repas d’entreprise : les repères publics
Repère public du marché, pas un prix de la maison
CHF 80 à 150 par personne
pour un souper de Noël d’entreprise, selon l’ampleur de la soirée.
Ce repère situe une enveloppe ; il ne dit rien de ce qu’elle contient. Deux offres au même prix peuvent couvrir des choses très différentes : demandez toujours ce qui est inclus, et ce qui ne l’est pas.
Ce qui compose le prix d’un repas d’entreprise
- Le repas
- Le nombre de plats, le choix des produits, un menu unique ou au choix.
- Les boissons
- L’apéritif, les vins à table, les boissons sans alcool, le café.
- Le lieu
- Une salle partagée ou un lieu réservé à votre seule entreprise ; le service compris ou non.
- Le retour des invités
- Taxis, minibus ou conducteurs désignés : un poste souvent oublié, surtout le soir.
- Les extras
- Animation, musique, cadeaux de départ, photographe.
Repas de Noël économique : où sont les marges
- Annoncez votre budget par personne dès la première demande : un bon lieu compose le menu en conséquence.
- Préférez un menu plus court, bien fait, à un lieu qui ne vous ressemble pas.
- Un repas à midi évite le retour tardif, et les taxis qui vont avec.
- Comparez des offres écrites, posées sur les mêmes questions : c’est là que les écarts apparaissent.
Et à Puidoux ? Chaque proposition est établie sur mesure, selon le menu, les vins et votre programme. Elle est gratuite et sans engagement.
Où faire un repas d’entreprise : les questions à poser au lieu
Ces questions valent pour n’importe quel lieu. Posez-les par écrit, à chacun : les réponses se comparent mieux, et elles rassurent la direction au moment de valider.
- Le lieu est-il réservé à notre seule entreprise ?
- Comment y aller en train et en voiture ? Y a-t-il un parking ?
- Le menu peut-il suivre nos régimes alimentaires ?
- La facture peut-elle être établie au nom de l’entreprise ?
- Qu’est-ce qui est inclus dans l’offre, et qu’est-ce qui ne l’est pas ?
- Quelles sont les conditions d’annulation ?
- Qui sera notre interlocuteur, de la demande au soir même ?
- Peut-on visiter avant de décider ?
Pour la maison de Puidoux : La maison est réservée à un seul événement à la fois : elle est entièrement à vous. Andres Oppenheim, le propriétaire, cuisine lui-même, à environ 20 minutes de Lausanne.
Menu d’un repas d’entreprise : penser à chacun
Demandez les régimes et les allergies dans l’invitation, pas la veille : végétarien, sans gluten, sans lactose, sans alcool. Un menu unique, composé en tenant compte de chacun, est plus simple à servir qu’une carte, et fait asseoir tout le monde au même repas.
Pensez aux boissons sans alcool aussi soignées que les vins : c’est le geste qui fait que les conducteurs désignés passent, eux aussi, une bonne soirée.
Comment organiser une soirée d’entreprise : le déroulé
Une soirée réussie a une trame simple : l’accueil et un verre, le repas, un moment pour les mots, puis le retour. Placez les discours entre deux plats plutôt qu’à la fin, quand l’attention baisse, et annoncez la remise de prix dans l’invitation si vous en faites une.
Pour les photos, demandez l’accord des collègues avant de publier quoi que ce soit. Et réglez le retour avant la soirée : taxis réservés, minibus, conducteurs désignés.
